Xin chào Luật sư Hải Phòng. Tôi là Hoàng Nam, tôi hiện đang làm chủ của một công ty tại Thành phố Hải Phòng. Tôi có câu hỏi thắc mắc như sau: Công ty của tôi hiện đang sở hữu một con dấu từ năm 2015. Cho đến thời điểm hiện nay, con dấu của Công ty tôi đã biến dạng và hỏng nên không thể sử dụng tiếp được. Vậy, tôi cần chuẩn bị hồ sơ gồm những giấy tờ gì? Và thủ tục thay đổi con dấu công ty như thế nào? Rất mong được Luật sư hồi đáp. Tôi xin chân thành cảm ơn. Để tìm hiểu sâu hơn về “Thủ tục thay đổi con dấu công ty năm 2022?“ và các vấn đề liên quan. Hãy theo dõi bài viết sau đây của Luật sư Hải Phòng để biết thêm thông tin nhé!
Con dấu công ty là gì?
Con dấu là vật được khắc chìm hoặc nổi theo yêu cầu, mục đích tạo hình cố định trên văn bản; thể hiện tính pháp lý, tư cách pháp nhân của chủ sở hữu con dấu. Khi đóng con dấu lên văn bản là xác lập giá trị pháp lý đối với văn bản đó.
Các loại dấu công ty:
- Dấu tròn (Dấu hình tròn): thể hiện giá trị pháp lý và khẳng định giá trị pháp lý của doanh nghiệp; do doanh nghiệp phát hành. Con dấu tròn là con dấu pháp nhân và phải được đăng ký tại cơ quan công an; doanh nghiệp chỉ được sử dụng khi đã được cấp Giấy chứng nhận.
- Dấu vuông (Dấu hình vuông) gồm các loại: Dấu chức danh, dấu mã số thuế, dấu logo công ty đều có giá trị pháp lý khi đăng ký với Cơ quan đăng ký kinh doanh để đăng tải thông tin lên Cổng thông tin Quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Có thể ban hành để sử dụng trong nội bộ doanh nghiệp mà không phải chịu sự quản lý của Cơ quan Nhà nước.
Trường hợp nào bắt buộc phải thay đổi con dấu công ty?
Con dấu công ty phải thể hiện được tên doanh nghiệp và mã số doanh nghiệp (khoản 1 Điều 44 Luật Doanh nghiệp năm 2014). Theo đó, 05 trường hợp bắt buộc thay đổi mẫu con dấu gồm:
– Thay đổi tên công ty
– Thay đổi loại hình doanh nghiệp
– Hợp nhất mã số thuế doanh nghiệp
– Thay đổi hình thức, nội dung, số lượng con dấu theo điểm b khoản 4 Điều 15 Nghị định 96/2015/NĐ-CP
– Mất con dấu hoặc con dấu mờ, bị hỏng, mòn méo không thể tiếp tục sử dụng.
Lưu ý, trong trường hợp trên con dấu cũ của doanh nghiệp có địa chỉ trụ sở thì khi thay đổi địa chỉ này cũng cần phải thay đổi con dấu. Nếu việc thay đổi địa chỉ trụ sở không ảnh hưởng đến mẫu con dấu thì không phải thay đổi mẫu dấu.
Thủ tục thay đổi con dấu công ty như thế nào?
Hồ sơ thay đổi dấu công ty gồm những gì?
Tùy thuộc vào việc doanh nghiệp thực hiện thủ tục thay đổi mẫu con dấu vì lý do gì (mất, hỏng, đổi tên…) mà hồ sơ cần chuẩn bị sẽ khác nhau. Nếu sử dụng dịch vụ (tức uỷ quyền cho một đơn vị, tổ chức chuyên nghiệp thay mình thực hiện mọi công việc liên quan đến thay đổi mẫu con dấu) mọi người có thể bỏ qua mục này. Còn trường hợp doanh nghiệp tự thực hiện, cần nghiên cứu kỹ lưỡng thông tin. Cụ thể hồ sơ thay đổi con dấu bao gồm:
– Thông báo thay đổi dấu công ty theo mẫu quy định tại Phụ lục II-9, Thông tư 20/2015/TT-BKHĐT. Nội dung thông báo kê khai đầy đủ, rõ ràng, chi tiết thông tin: Tên doanh nghiệp; Mã số doanh nghiệp; Địa chỉ trụ sở chính; Số Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (Nếu không có mã số doanh nghiệp); Thông tin về chi nhánh/văn phòng đại diện (Nếu doanh nghiệp thay đổi mẫu dấu cho chi nhánh/văn phòng đại diện); Mẫu con dấu, số lượng con dấu, thời điểm có hiệu lực mẫu con dấu
– Giấy ủy quyền (nếu ủy quyền cho một cá nhân, tổ chức thực hiện đăng ký lại mẫu con dấu)
– 01 Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (Bản sao)
Thủ tục thay đổi con dấu công ty
Thủ tục thay đổi dấu công ty sẽ được thực hiện lần lượt qua các bước cụ thể như sau:
Bước 1: Soạn thảo công văn hủy dấu công ty cũ
Với các công ty được thành lập trong giai đoạn dấu vẫn do cơ quan công an quản lý và cấp dấu + giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu, khi tiến hành thay dấu mới cần phải trả lại dấu cũ cho cơ quan công an để hủy dấu cũ.
Bước 2: Tiến hành khắc lại dấu công ty mới
Doanh nghiệp liên hệ với các công ty khắc dấu để đặt khắc, in dấu mới (lưu ý: Ngành nghề kinh doanh khắc, in dấu mới là ngành nghề kinh doanh có điều kiện. Do đó, doanh nghiệp cần chú ý lựa chọn những doanh nghiệp có đủ điều kiện theo quy định của pháp luật để khắc dấu.)
Bước 3: Soạn thảo thông báo việc sử dấu mới công ty
Sau khi có dấu mới, doanh nghiệp sẽ soạn thảo thông báo về việc sử dụng dấu mới để cập nhật mẫu dấu lên cổng thông tin quốc gia về doanh nghiệp.
Bước 4: Nộp thông báo về việc sử dụng dấu mới công tới cơ quan đăng ký.
Doanh nghiệp nộp thông báo sử dụng mấu dấu tới Sở kế hoạch đầu tư nơi doanh nghiệp đăng ký trụ sở chính;
Bước 5: Sở kế hoạch đầu tư tiếp nhận hồ sơ, kiểm tra, xác thực thông tin thay đổi dấu công ty
Sở kế hoạch đầu tư sau khi tiếp nhận hồ sơ sẽ xem xét tính pháp lý hồ sơ công bố mẫu dấu trước khi tiến hành thủ tục cập nhật mẫu dấu.
Bước 6: Sở kế hoạch đầu tư sẽ tiến hành công bố thông tin thay đổi dấu công ty
Sau khi kiểm tra hồ sơ công bố mẫu dấu và thấy hồ sơ đầy đủ và hợp lệ sẽ tiến hành công bố mẫu dấu trên cổng thông tin quốc gia về doanh nghiệp
Lưu ý: Các doanh nghiệp khi thay đổi dấu có nghĩa vụ thông báo mẫu con dấu mới với cơ quan đăng ký kinh doanh thông qua các thủ tục thông báo sử dụng mẫu dấu, đây là điều mà không phải doanh nghiệp nào cũng biết. Hậu quả là bị cơ quan nhà nước có thẩm quyền xử phạt hành chính từ 2.000.000 đến 3.000.000 VNĐ.
Nộp hồ sơ thay đổi dấu công ty ở đâu?
Hiện nay, cơ quan có thẩm quyền đăng ký và quản lý con dấu là Cục Cảnh sát quản lý hành chính về trật tự xã hội, Tổng cục Cảnh sát, Bộ Công an và Phòng Cảnh sát quản lý hành chính về trật tự xã hội Công an tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương (áp dụng đối với trường hợp dấu công ty đã được cấp trước ngày 1.7.2015) và Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính (áp dụng với dâu công ty được cấp sau ngày 1.7.2015)
Các doanh nghiệp có thể lựa chọn hai hình thức nộp hồ sơ sau:
– Nộp hồ sơ thay đổi con dấu trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính
– Nộp hồ sơ thay đổi con dấu qua cổng thông tin điện tử https://dangkykinhdoanh.gov.vn/ (trừ một số trường hợp đặc biệt).
Mời bạn xem thêm
- Dịch vụ tư vấn soạn thảo hợp đồng cho thuê đất tại Hải Phòng
- Thời gian gia hạn tạm trú và cấp thị thực mới cho người nước ngoài mất bao lâu?
- Hướng dẫn thủ tục đăng ký khai sinh có yếu tố nước ngoài năm 2022
Thông tin liên hệ
Trên đây là bài viết Luật sư Hải Phòng tư vấn về “Thủ tục thay đổi con dấu công ty năm 2022?”. Hy vọng bài viết có ích cho độc giả.
Luật sư Hải Phòng tự hào sẽ là đơn vị hàng đầu hỗ trợ mọi vấn đề cho khách hàng liên quan đến tư vấn về dịch vụ soạn thảo văn bản cam kết tài sản chung…. Nếu quý khách hàng còn phân vân, hãy đặt câu hỏi cho Luật sư Hải Phòng thông qua số hotline 0833.102.102 chúng tôi sẽ tiếp nhận thông tin và phản hồi nhanh chóng.
Câu hỏi thường gặp
– Không thông báo ngay cho cơ quan có thẩm quyền về việc mất hoặc hư hỏng giấy chứng nhận đã đăng ký mẫu dấu;
– Không đăng ký lại mẫu dấu với cơ quan có thẩm quyền theo quy định.
– Không xuất trình con dấu và giấy chứng nhận đã đăng ký mẫu dấu khi có yêu cầu kiểm tra của cơ quan có thẩm quyền.
Như vậy trong những trường hợp trên có thể bị xử phạt hành chính lên đến 3 triệu đồng.
Con dấu đóng vai trò đại diện về mặt pháp lý cho doanh nghiệp vì thế nó là vật thiết yếu đối với mỗi doanh nghiệp cần phải có. Mỗi doanh nghiệp tối thiểu phải có một con dấu riêng cho mình, ngoài ra doanh nghiệp có thể khắc nhiều con dấu khác cho những người có chức vụ quan trọng trong doanh nghiệp.
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ theo quy định của pháp luật
Bước 2: Đến nộp hồ sơ tại trụ sở Công an tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương.
Bước 3: Nhận con dấu và giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu tại trụ sở Công an tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương.
